Электронный документооборот: какие риски стоит брать в расчет и как их минимизировать

Отправили важные документы, а они не дошли до адресата? Сделали ошибку в акте, а так как он на бумаге —  нужно заключать новый? Документов все больше и вы даже не знаете, где их уже хранить? Отчеты, счета, чеки передаются из рук в руки, пачкаются, рвутся, теряются. Как оптимизировать процесс документооборота? Во времена глобальной диджитализации многие предприниматели до сих пор ведут бумажный документооборот. Они думают, что экономят, не понимая насколько могут уменьшиться их проблемы, если они проанализируют пользу использования электронного документооборота. 

Что такое электронный документооборот и как понять, что он вам нужен?

Электронный документооборот — способ организации работы с документами без бумажной макулатуры. При этом в электронном формате хранятся не копии, а оригиналы документов. Разницы между электронным и бумажным документом нет, если он составлен в верной, изначально заданной форме.

Системы категории ECM оперируют понятием документооборота и являются инструментом для его внедрения. ECM-система (enterprise content management, управление корпоративным контентом) обеспечивает управление цифровыми документами и контентом другого формата, а также хранение, обработку и доставку контента в рамках организации. ECM отличается от электронного документооборота тем, что документооборот работает исключительно с документами, а ECM-система со всеми видами цифрового контента. Цель ECM — организация информационного поля компании и предоставлении пользователю по запросу всей информации в необходимом виде.

Как электронный документооборот упрощает жизни компании?

  1. Снижается нагрузка на человеческий ресурс. Сотрудники  могут работать над другими, более интересными задачами. С введением электронного документооборота в компании минимизируются ошибки, связанные с использованием в работе неактуальной версии документов.
  2. Все документы хранятся в структурированном виде. Архив, в котором хранятся документы доступен в любом месте, то есть мы не привязаны к определенной папке, которая лежит на рабочем столе в офисе. Это делает возможным оперативный поиск и автоматизацию формирования сложных выборок. При этом, риск утери или повреждение намного меньше, чем при использовании традиционного способа хранения документов. 
  3. Сокращаются сроки обработки и согласования документов. Электронный документ легко создать, заполнить, отредактировать и отправить. Его можно скопировать и сделать несколько версий необходимого документа в реальном времени.
  4. Электронная версия преуспевает в вопросе безопасности. Простые бумаги, прежде чем выполнить свою непосредственную роль, проходят не одни руки. В то же время, здесь легко проконтролировать доступ третьих лиц к архиву и, соответственно, поток документов. 
  5. Электронный документооборот обходится в разы дешевле из-за отсутствия затрат на бумагу, печать и плату за доставку, архивирование, хранение и выемку документов.

Что необходимо сделать перед внедрением ECM

  1. Сформировать и утвердить порядок будущего электронного документооборота.
  2. Определить того, кто будет отвечать за его ведение и обучит навыкам использования других членов команды.
  3. Найти подрядчика, который без проблем организует электронно цифровую работу с документами.

 

Какие подготовиться к внедрению?

Перед началом организации электронного документооборота нужно определить все преимущества такой системы. Без понимания прямой пользы результат может не оправдать себя. Это — существенный риск. Недостаточное планирование и плавающая оценка проекта опять таки из-за отсутствия понимания важности внедрения могут стать причиной потраченных зря усилий и ресурсов компании. 

Есть также субъективные риски, среди которых нежелание сотрудников обучаться чему-то новому и страх перед работой с электронными документами. Все эти недочеты могут стать провальными для реализации проекта. Минимизировать их можно лишь на старте. Для этого нужно четко понимать зачем вам электронный документооборот, как и когда он будет полностью реализован в компании! Точно не будет лишним заручиться поддержкой IT-компании или интегратора, у которого есть соответствующая экспертиза и опыт внедрения подобных систем. Они сделают это грамотно, а также обучат ваших людей тому, как правильно работать с ECM-системой и электронным документооборотом.

Успешность проекта по внедрению электронного документооборота зависит прежде всего от вас и от подрядчика, который грамотно организует процесс и сделает все в кратчайшие сроки. Это важно — поскольку на время цифровизации вы лишаетесь некоторой работоспособности в связи с ограниченностью ресурса. 

Integrity Vision знает не понаслышке, как происходит этот процесс. Мы работаем на рынке уже 10 лет, внедряя ECM-системы и электронный документооборот на протяжении всего этого времени. Наша команда проведет аудит и подберет подходящее решение по управлению контентом организации любого масштаба и в любые сроки.

 

Вам может понравится
Рубрика: продукты и решения
Популярные
×
Оставьте свой номер и мы вам перезвоним