Електронний документообіг: які ризики варто брати до уваги і як їх мінімізувати

Відправили важливі документи, а вони не дійшли до адресата? Зробили помилку в акті, а так як він на папері — потрібно укладати новий? Документів все більше і ви навіть не знаєте, де їх уже зберігати? Звіти, рахунки, чеки передаються з рук в руки, брудняться, рвуться, губляться. Як оптимізувати процес документообігу? Багато підприємців до сих пір ведуть паперовий документообіг. І це за часів глобальної діджиталізації. Вони думають, що економлять, не розуміючи, наскільки можуть зменшитися їхні проблеми, якщо вони проаналізують користь використання електронного документообігу.

Що таке електронний документообіг і як зрозуміти, що він вам потрібен?

Електронний документообіг — спосіб організації роботи з документами без паперової макулатури. При цьому в електронному форматі зберігаються не копії, а оригінали документів. Різниці між електронним та паперовим документом немає, якщо він складений у вірній, наперед заданій формі.

Системи категорії ECM оперують поняттям документообігу і виступають інструментом для його впровадження. ECM-система (enterprise content management, управління корпоративним контентом) забезпечує управління цифровими документами і контентом іншого формату, а також зберігання, обробку і доставку контенту в рамках організації. ECM відрізняється від електронного документообігу тим, що документообіг працює виключно з документами, а ECM-система з усіма видами цифрового контенту.
Мета ECM — організація інформаційного поля компанії і надання користувачеві за його запитом всієї інформації у необхідному вигляді.

Як електронний документообіг спрощує життя компанії?

  1. Знижується навантаження на людський ресурс — співробітники можуть працювати над іншими, більш цікавими завданнями. Із введенням електронного документообігу у компанії мінімізуються помилки, пов’язані з використанням у роботі неактуальною версії документів.
  2. Всі документи зберігаються в структурованому вигляді. Архів, в якому зберігаються документи, доступний у будь-якому місці, тобто ми не прив’язані до певної папки, яка лежить на робочому столі в офісі. Це робить можливим оперативний пошук і автоматизацію формування складних вибірок. При цьому ризик втрати або пошкодження набагато менший, ніж при використанні традиційного способу зберігання документів.
  3. Скорочуються терміни обробки і узгодження документів. Електронний документ легко створити, заповнити, відредагувати й відправити. Його можна скопіювати і зробити кілька версій необхідного документу в реальному часі.
  4. Електронна версія процвітає в питанні безпеки. Прості папери, перш ніж виконати свою безпосередню роль, проходять не одні руки. У той же час, досить легко проконтролювати доступ третіх осіб до архіву і, відповідно, потік документів.
  5. Електронний документообіг обходиться в рази дешевше через відсутність витрат на папір, друк і плату за доставку, архівування, зберігання і виїмку документів.

Що необхідно зробити перед впровадженням ECM?

  1. Сформувати і затвердити порядок майбутнього електронного документообігу.
  2. Визначити того, хто буде відповідати за його ведення і навчить використанню інших членів команди.
  3. Знайти підрядника, який без проблем організовує електронно цифрову роботу з документами.

Як підготуватися до впровадження?

Перед початком організації електронного документообігу потрібно визначити всі переваги такої системи. Без розуміння прямої користі результат може не виправдати себе. Це — істотний ризик. Недостатнє планування і плаваюча оцінка проекту знову таки через відсутність розуміння важливості впровадження можуть стати причиною витрачених даремно зусиль і ресурсів компанії.

Є також суб’єктивні ризики, серед яких небажання співробітників навчатися чомусь новому і страх перед роботою з електронними документами. Усі ці недоліки можуть стати провальними для реалізації проекту. Мінімізувати їх можна лише на старті. Для цього потрібно чітко розуміти навіщо вам електронний документообіг, як і коли він буде повністю реалізований у компанії. Точно не буде зайвим заручитися підтримкою IT-компанії або інтегратора, у якого є відповідна експертиза та досвід впровадження подібних систем. Вони зроблять це грамотно, а також навчать ваших людей того, як правильно працювати з ECM-системою і електронним документообігом.

Успішність проекту із запровадження електронного документообігу залежить, перш за все, від вас і від підрядника, який грамотно організує процес і зробить усе в найкоротші терміни. Це важливо — оскільки на час цифровізації ви втрачаєте працездатність в зв’язку з обмеженістю ресурсів.

Integrity Vision знає з власного досвіду, як відбувається цей процес. Ми працюємо на ринку вже 10 років, впроваджуючи ECM-системи і електронний документообіг протягом усього цього часу. Наша команда проведе аудит і підбере відповідне рішення з управління контентом організації будь-якого масштабу і в будь-які терміни.

Вам може сподобатись
Рубрика: продукти та рішення
Популярні
×
Оставьте свой номер и мы вам перезвоним