Делегирование – ключ к управлению задачами и проектами

Мила Подгорная

руководитель департамента программных решений, Project Manager в Integrity Vision
Мила Подгорная - профессионал в области управления проектами с более чем 10-летним опытом, SCRUM-мастер.
Мила Подгорная

 

Каждый человек, хоть раз в жизни, сталкивался с необходимостью поставить задачу. Без постановки задачи не обходится ни один проект, текущая работа сотрудников отдела или же коммуникация между департаментами. Неважно, кто вы: генеральный директор, руководитель проектов, тим-лид или офис-менеджер – в любой роли навыки постановки и приема задачи являются для вас необходимым инструментом для достижения целей.

Так как самостоятельно выполнять все задачи для осуществления целей проекта\департамента неэффективно и в принципе нереально – существует процесс передачи полномочий, который называется делегированием. Это процесс, при котором важно уметь поставить задачу, проконтролировать ее выполнение и принять результаты. Это может быть полезно не только в работе, а и в личной жизни, например, когда необходимо разделить обязанности внутри семьи. Об этом мы и поговорим в этой статье.

Единое восприятие цели

Не стоит думать, что очевидные для вас вещи являются такими же и для другого человека. Из-за вероятности недопонимания, важно убедиться в том, что и постановщик цели, и ее исполнитель, понимают цель одинаково. Чтобы убедится в этом, попросите человека описать поставленную вами задачу своими словами. Ведь очевидно, что если вас неправильно поняли, то маловероятно, что на выходе вы получите то, на что рассчитывали. Если во время того, как исполнитель описывает задачу вы понимаете, что он воспринимает цель не так как вы – объясните еще раз (как вариант, нарисуйте ему задание схематически или объясните аналогиями, к каждому должен быть свой подход).

Вариативность выполнения

Объясните исполнителю, что надо сделать, но не говорите, как именно. Возможно он знает, как выполнить задачу быстрее или лучше, исходя из опыта, который был получен из предыдущих проектов. Одно и тоже можно сделать по-разному, с помощью разных подходов, способов, технологий. Поэтому, объясняйте результат, который должен получится, но оставляйте вариативность для его достижения. При этом, если вам известны возможные риски, «подводные камни» при исполнении задачи – поделитесь. Не нужно чтобы исполнитель «набивал шишки» там, где он может воспользоваться вашим опытом.

Не забудьте дать максимальные вводные, которые могут повлиять на выполнение. Расскажите о всех доступных ресурсах: людях, инструментах, тренингах. Если вы сразу расскажите по максимуму – меньше вопросов будет в дальнейшем.

Дедлайны и последствия выполнения\невыполнения задачи

Проговорите, почему работа должна быть готова в срок (если у вас есть определенный дедлайн на ее выполнение) и, что произойдет, если этого не будет. Сотрудник должен понимать, что требования не надуманы. Также объясните, что произойдет (какие возможности), когда выполним работу. Допустим, есть референсный проект, очень важный для нашей компании, или мы впервые осваиваем новую технологию, которая даст нам конкурентное преимущество на рынке. Расскажите, какие плюсы получит компания, что мы станем единственными на рынке, кто получит такую компетенцию, что у нас будет практический опыт, аналогичного которому не будет у других компаний. Объясните важность проекта и обрисуйте позитивный исход от выполнения, тогда люди лучше поймут и разделят его важность.

Согласуйте время с исполнителем. У вас могут быть свои ожидания, но у каждого свой темп, что может привести к отклонениям, как в большую так и в меньшую сторону. Поэтому, желательно узнать у сотрудника, сколько времени ему нужно на выполнение. Если для исполнителя задача новая, то он будет пытаться заложить туда риски и может сказать большее времени, чем необходимо. В таком случае, если вам кажется, что его оценка слишком большая, попробуйте совместно декомпозировать задачу, как говорят: «Слона едят по частям».

Важно! Если задача новая, выделите время исполнителю на ознакомление и проработку подхода к реализации (research).  Именно по результатам этой проработки, получая обратную связь от исполнителя, вы поймете справиться ли он с задачей и уменьшите вероятность «застревания» над ней на старте.

График встреч

Для того, чтобы понимать статус задачи, и иметь возможность вовремя отреагировать, заранее договоритесь о графике встреч, а то может случится так, что до дедлайна остается день и выясняется, что работа не готова. Для этого и нужно выстраивать контрольные точки.

Очень важно, чтобы вы были готовы к этим встречам. Если вы несколько раз скажите исполнителю, что вы заняты (в оговоренное для встречи время), то он может подумать, что задача не нужна или не является важной. Запомните, если задача не является приоритетной для вас, то для исполнителя это не так. Если вы не можете ответить на его вопросы согласно графику, скажите — когда можете.

Также, объясните, что можно обращаться к вам с вопросами или за помощью. Исполнитель не должен боятся подойти к вам, и сказать, что что-то пошло не так. Будьте открыты к общению, чтобы узнавать о проблеме не тогда, когда это уже произошло.

Как принимать задачи и кто ответственен за их выполнение

Для корректного принятия результатов, должны быть изначально определены критерии приемки. Любая задача должна быть очерчена с использованием, например, методики SMART. Определите для себя, в каком виде вы хотите получить желаемый результат. Критериев может быть много, но чем больше вы их опишите, тем больше созданный результат будет походить на то, что вы требовали изначально.

Ответственность за выполнение задачи всегда лежит на исполнителе. Дело в том, что если он не чувствует, что задача всецело на нем, то его подход к выполнению будет другим. Не забывайте, вы, как руководитель, контролируете, помогаете, выделяете ресурсы, но исполнитель должен понимать, что он ответственный за задачу.

А что если мы следовали рекомендациям, но полученный результат оказался далеко от наших ожиданий? Подробнее о том, что же может пойти не так и что с этим делать вы узнаете в следующей статье.

Вам может понравится
Рубрика: инсайты
Популярные
×
Оставьте свой номер и мы вам перезвоним